現場の実務に柔軟に対応、迅速な情報共有で震災復興 支援を実現

［お話を伺った方］

左から：南阿蘇村役場　松本敬二 復興推進課 課長　長野純哉 復興推進課 主幹

被災者への情報提供が進まない、職員間の事務作業の偏りも

導入前はどんな問題が

震災後、当役場では、震災復旧対応の一環として、別の地元自治体向けのシステムを使い、復興支援業務にあたっていましたが、「事務作業の変更でシステムのカスタマイズを要望しても、なかなか改修が進まない」「次々に持ち込まれる案件をこなすには、処理スピードが遅い」「り災証明書の申請方法、その他各種の支援制度など被災者に必要な情報と被災者リストがヒモづけされていないことから、本人に必要な各種の支援制度の情報提供が進まない」「操作が難しく、システムの操作に慣れた職員に事務作業が集中してしまう」など、他部署との情報共有化、職員間の事務作業量の偏りといった課題を抱えていました。とにかく処理スピードが遅く、情報の共有化に対応できていなかったことが一番の問題でした。

決め手はカスタイマイズの容易さ

導入の決め手は

やはりカスタマイズの容易さですね。復興支援の具体的な作業については自治体ごとでやり方は様々です。ですので現場の実務に柔軟に対応できる、カスタマイズが容易なSalesforceが、当役場の現状に一番ふさわしいシステムだと感じたことが一番の決め手ですね。

そのほかには

使いやすさですね。初めてでもすぐに使える操作性の良さはSalesforceならではですね。
導入当初はシステムフォレストのコンサルタントの方が常駐しサポートしてもらえたこともあり、トラブルなくスムーズに導入が進みました。

導入後、職員さんの働きぶりに変化は

一番の変化は、事務作業がスピーディーになったということでしょうか。被災した各自治体には、県や国から復旧の現状について様々な報告を求められます。
Salesforceを使うことで、部署毎で把握している様々な統計データを部署の垣根を越えて横断的に集計できるので、報告書をまとめる作業も格段に効率が上がり、手間も省け、入力の間違いも減り、大変助かっています。
以前は他部署で作成したエクセルデータをそれぞれの部署から取り寄せ、各データを見ながら手作業で集計するといったことをやっていました。当然時間もかかりますし、ミスも生じやすくなります。
今は部署が違っても同じプラットフォーム上にデータが置かれているので、以前のような苦労はなくなり、大変便利になりました。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年10月当時のものです。