不動産の枠を「超」えてオーナー様の資産を生かす "超・不動産宣言"へ。 実践の要の一つとなるのがセールスフォースです。
各部門の基幹システムと連動した日々の情報共有が、 戦略的な組織へと社内環境を飛躍的に変え始めています。

［お話を伺った方］
経営戦略室課長 湯村 輝昭氏

必要なデータを把握するまでに膨大な時間がかかっていました

『スマイルプラザ』の主な業務は、エリアの特性を把握し賃貸物件をお客様にご案内することです。この仕事はすべて賃貸管理システムで管理され、また同様に売買業務の管理システムがあります。財務コンサルタントの部署には資産管理をするカルテがあり、法人営業にはそのシステムがあります。さらに、グループ会社には建物のメンテナンス等のシステムがあって… と、当社にはこのように多岐にわたりシステムが混在している状況です。それぞれの専門的な役割を担うこれらシステムそのものには業務に問題はないものの、全体の動きを把握するために顧客データなどを統合しようとすると、その作業に膨大な時間を取られてしまいます。必要な情報を瞬時に把握するためには、日頃からの情報共有が必要だと感じていました。そこで導入したのがセールスフォースです。

売上管理・日報の作成時間を大幅に削減

自社システムへカスタマイズ

セールスフォースは数年前に導入しました。しかしながら現場では業務システムに似通った使い方になっていました。同じ内容をセールスフォース用に打ち直すような二度手間を強いられて、実は機能しているとは言えませんでした。使い方によっては効果がはかれるはずですが、なかなか稼働しませんでした。そこでシステムフォレストさんと一緒に当社向けにカスタマイズを始めました。それが去年の８月です。まだ１年余りですがとても有効に機能していて、今はもうセールスフォースがないと成り立ちません。売上管理も含めた情報共有を行っていますので、無くてはならないシステムに180度転換したといえます。

簡単な情報共有で次のステップへ

最初に取りかかったのが管理情報との連動です。管理システムに入力したものが翌日にはセールスフォースに反映されているという状況を作りました。データの互換性は保たれて最新の情報が入っている“見えるカタチ”をまず作りました。 次に、セールスフォースに対しての拒絶反応が社員の中にありましたので『スマイルプラザ』の責任者に力を借りて、１点集中で利用事例を作っていきました。当時は日報や売上げをエクセルで管理していたので、部署ごとに社員の動きをグラフ化するには毎回３～４日かけて月次決算書を作って会議に臨んでいました。それをセールスフォースで売上げ管理や日報を作成して、さらにダッシュボードにしたのです。『スマイルプラザ』でスムーズに簡易化できたので、このことを聞いた他の部署も「これならやりたいね」と言ってきてくれました。ここで成功事例ができたわけです。すぐに売買営業部や法人営業部、オーナーサービス課など、いろいろな部署が手を挙げてくれて、社内に広がっていくのを感じました。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2016年11月当時のものです。