難しいことは言わずに、自由に使ってもらったことが定着化につながりました
半世紀を超える業歴を誇る地場大手SI事業社・株式会社BCC（福岡市中央区六本松２丁目、田中功社長）は、社内のコミュニケーションの円滑化とスピード化、セキュリティー上のリスクが問題視されているシャドーＩＴへの対策の一環として、このほど「ビジネス版LINE」LINE WORKSを導入。全社員約４００人に加え、パートナー企業の社員に対してもアカウントの付与するなど、積極的な導入を進めている。
同社が抱えていた社内コミュニケーションの問題点とは、導入により解決できたものは。
田中功社長、木原義宏経営管理本部部長、荒巻寿夫同本部エキスパートに話を聞いた。
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［お話を伺った方］
写真左から、経営管理本部 事業推進部 部長 木原 義宏氏
代表取締役社長 田中 功氏
経営管理本部 事業推進部 業務改善G エキスパート 荒巻 寿夫氏
メールだとコミュニケーションに 非常に無駄な時間がかかっていました
導入前の課題について
これまで主たるコミュニケーション手段は、パソコンと会社支給のスマホを使いメールでやりとりをしていました。一部個人のスマホでLINEを使っている社員もいましたので、シャドウITによる情報統制上の課題があることと、社内全体のコミュニケーション不足が重要な課題でした。 またメールだと、社名、担当者名、さらにあいさつ文を一言添えてそれから本題に入るといったことがあるので非常に無駄な時間がかかっていました。
導入前に１カ月間の試行をされたとのことですが
はい。導入前に社員120名に対して１カ月間試しに使ってもらいました。試行後にアンケートを実施したところ、約８割の社員が継続して利用したいとの強い要望があり正式導入に至りました。
メッセージが伝わったことを 確認できる安心感が違います
LINE WORKSを導入したことで変わった点は
相手がメッセージを読める状態かどうかが常にステータスで表示されていますので、それを確認した上で連絡をすることができます。読んで既読が付けば確実に伝わったことが分かるので安心感が違います。導入前は相手の状況が分からないままメールや電話をするということが当たり前でしたが、相手が話せる状態かど うかを確認した上で会話に入ることができるようになったことは、大きな変化ですね。 また、LINE WORKSはパソコンでも見れますので、会議中などで会話はできない場面でも、連絡の確認のみ行うこともできます。 それから社外勤務者に関してですが、今まで会社に帰ってきてから情報の収集や共有を行っていたことで、どうしても社内勤務者との情報格差が起こっていました。 LINE WORKSを導入したことでそうった情報格差が縮まり、情報共有、報告連絡がスムーズにしかもスピーディーになったと思います。 移動の電車の中や作業の合間といった、すき間時間を有効に活用できるようにもなっています。電話での聞き間違いなど、相手の時間を奪うといったことを緩和できるのも導入効果と捉えています。
