新年度は期待に胸を膨らませて入社した新卒の社員、異動や転職で部署や勤務先が変わった方など、多くの会社で人の入れ替わりや新しいチャレンジが多くなる季節です。ただ、いざスタートしてみると、日報はいまだに紙で報告、社内連絡もメールや電話が中心で、会社に戻らないと業務が進まない・・、など、思い描いていたスマートな働き方とは異なり、根強く残るアナログ業務にがっかりした経験をご自身でお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
日常で使えているITがなぜ会社で活用できないのか？
以前コチラの記事「これからの時代にあった働き方、IT活用は？今から始める自社に適したIT活用のススメ方」で日本の企業はIT化が遅れていることに触れましたが、これまでの組織文化などが影響してIT化への障壁が高く、日々の業務に大きく貢献するはずの様々なITツールの導入が身近なものとしてとらえられない、どのように活かされるかもイメージできない、といったことがIT化、ITを活用した変革への最大の障害となっているとお伝えしていました。
よく「うちはITに詳しい人間がいないんだよね」とお聞きしますが、みなさんすでに日常でITに触れているはずです。例えば某回転寿司チェーンでのオーダーはタブレットを使いますし、今はスーパーでも無人レジを導入する企業が増えてきており、お客様自身が画面を操作して支払いを行うケースも増えてきました。プライベートでは積極的にスマホを利用しているという方も多いのが実状です。
ITに詳しい人間がいないということよりも、現状を変えたくないという考えの方が会社のIT化が進まない大きな原因と言えるのではないのでしょうか。
例えば、業務システムや業務フローを変えることで、作業のミスが発生したり品質が落ちることはないか、というネガティブな方向に目を向けがちです。今までやってきてそれで現状うまくいっていると感じている業務を変えるには経営陣を中心とした変化・進化への意志と決断力が必要になりますが、結果的に「現状維持」の選択、決断をしているケースも決して少なくありません。
業務の現状維持が人手不足を招く要因？！
では、果たして今のやり方で業務を続けるべきでしょうか。パーソル総合研究所の調査によると、2030年には全業種7,073万人の労働需要に対し、6,429万人の労働供給しか見込めず、「644万人の人手不足」となるという調査結果が出ています。最近お会いした中小企業のお客様でも、課題をお聞きすると「人手が足りてないのでどうにか人を雇いたい」というお話を伺いましたが、このお客様に限らず、「人を増やしたいが採用活動が思うようにいかない」という声は多く耳にします。すでに人手不足の声が増えてきているということは、2030年を待たずして人手が足りなくなる可能性が高く、待ったなしの状況です。そして、長い期間求人募集をかけてもなかなか集まらないということは、人に依存する業務の見直しを検討する必要があるということでもあります。
また、既存の社員の方や、新たに入社される方がしっかりと会社に定着してくれることも重要です。今は会社に入る前に多くの情報をネットで探せる時代です。「入社したら非効率な業務が多くて辞めた」「アナログな業務が多すぎる」といった内容がSNS等にあがるとすぐに広がってしまいます。こうした情報を知らずして、求人募集しても集まらないのは目に見えています。
転職によるキャリアアップが一般的になった現在においては、優秀な人材を採用することはもちろん、長く活躍してもらうためにも、「現状維持」に縛られることなく、よりよい変化のための業務の見直しを常に模索し、チャレンジを続けない限り、人手不足はどんどん加速してしまいます。
IT化が遅れている会社で働くリスク
そして、人手不足には業務の見直しと同時に、やはり人に代わる労力を検討する必要があります。その主たる方法の一つがIT化です。もし今のままIT化を避けて事業を続けていれば発生するであろうリスクについてお話します。
いくつかリスクはありますが、ここで触れたいのは以下の2点です。
1.売上の鈍化・低下
2.超過労働の危険性
1. 売上の鈍化・低下
業務のIT化が進んでいない、または上手くいかずに後回しにしていませんか。他社が業務をIT化して効率化および従業員満足度、顧客満足度を向上させているのに対し、自社がいつまでも古いやり方のままだと、社員やお客様の離反が生じ、その結果売上が伸び悩むことが考えられます。
私は昨年歯医者を変えました。先生の腕はとても良いのですが、指定したい日に予約があまりに取れず、時間通りに行っても1時間近く待たされることがほとんどで、結局クチコミや予約が取れそうなところに変えたことがあります。新しく変えた歯医者では、予約フォームから簡単に予約ができ、治療の時間調整もできているためか予定の時間に行っても、ほぼ待つことなく治療ができるようになったのです。
IT化によりノウハウやナレッジを蓄積させている他社は、新商品開発やマーケティングにおいても市場優位性を確立させることができます。ITはさまざまな分野で複合的に活用することが可能なため、環境や活用の体制が整っているのといないのでは顧客満足度や業務の効率化など様々な面で大きな差が生まれてしまうでしょう。
2.超過労働の危険性
業務のIT化が進まず効率化に支障をきたしている場合、超過労働の危険性も生じます。なぜIT化が進まないと超過労働が発生してしまうのかというと、日本には特にサービスの質、製品の質を重視する文化があるためです。なので「これまでと同じ業務量や品質を従来のやり方で達成しなければならない」と考える方が多く、働く社員に負荷がかかりがちです。
以前対応したある製造業のお客様で「この業務は製品の質が変わってしまうので無くせない」と言われた部分が業務の大半を占めていたので、結果システム化できなかったお客様がいらっしゃいました。数年後に同じように業務の効率化を検討したいと言われた時には、今は人手不足でどうにか解決しないといけないという危機を迎えていました。
他社もIT化しておらず従来のやり方で取り組んでいれば良いのですが、競合他社などがIT化により効率化が進んでいる場合は、あっという間に差が生まれてしまいます。ITによる効率化が達成されている相手にアナログなやり方で挑むのは無謀と言わざるをえず、その負担は現場の従業員に向かってしまいます。
結果、超過労働が発生し、現場の疲弊を招いてしまうことに繋がりかねません。
自社のIT化を進めるために・・
これまで何度もIT化に挑戦してはなかなか上手く浸透せずに、ITツールも使いつつこれまでの業務のやり方を継続しているお客様をお見かけします。IT化が上手くいかないパターンは業務システムを刷新するなど、いきなり社員の殆どが関わる業務オペレーションが一新されたり、これまでのやり方も継続するような中途半端なITの導入を行えば、現場で働く社員にも混乱が生じます。まずはIT化しやすいと考えられる部署や身近な業務から手を入れていきましょう。そのために対応しやすい規模や対応しやすい業務の洗い出しや設定をおこない、IT化を進める適用範囲を限定することがIT化を進めていく第一歩です。
ただし、一部の人や部門、業務からIT化を進める場合には、「全社的な変革へのステップ」という認識を強く持っておくことも重要です。部分的なITの導入は変化や効果の創出のスピードアップを実現しますが、IT化していない領域との捻れを生じさせてしまう可能性もあります。
こちらの記事で会社の変革やDX化に向けたステップをご紹介しています。どうしても社内でなかなかIT化が進まないとお悩みがある方は一度弊社へ相談下さい！
