日常業務に潜むデータ活用６つのお困りごとを解決！

ビッグデータやIoTという言葉の普及に伴い、ビジネスの世界におけるデータ活用の重要性が高まっています。また会社のDXを推進していくためには、これまでに溜めてきたあらゆるデータの活用は非常に有効です。しかし、日本企業のデータ活用の実態を見ると、ほとんどの企業がデータを有効活用できていない実情が浮かび上がってきました。
なぜ、日本企業のデータ活用は進まないのか。日頃弊社のお客様からお聞きするデータ活用におけるお困りごとと、解決のヒントをご紹介してまいります。

※データの利活用に取り組む地方の企業は少なくないものの、実情はどうやってデータを活用したらいいか頭を抱える企業が多い

 

データ活用から成果を得ている日本の企業は、全体のわずか3%！？アメリカはその16倍！

これまでに蓄積したデータを重要な経営資源として再認識し、データの獲得と活用につ いて戦略的な取組を推進していくことが重要です。その上でデータの利活用に取り組む企業も少なくありません。しかし、その実態を見ると、日本の企業がデータ活用に苦戦している様子が伺えます。

情報処理推進機構が発行している「DX白書2021」内のアメリカと日本を比較した調査結果によると、データ利活用の目的を把握した上でデータを収集できているか尋ねた結果、「十分 できている」の回答が米国企業49.6%に対し、日本企業3.0%であり、顕著な差が表れています。

引用) DX白書2021 – IPA 独立行政法人 情報処理推進機構

 

また、国内企業のDX環境整備の成熟度に関する調査項目によると、「DX環境の整備が社内に浸透している、または定着している」と回答した企業は、国内企業の4分の1にとどまり、「定着している」と答えた企業の中でも「データ活用からビジネス成果を十分に得ている」と回答した企業は半数程度でした。

データ利活用を組織内に浸透させるためには、経営層が重要な意思決定プロセスを明確に定め、それらの意思決定プロセスに分析結果を組み込むように定めるとともに、現場でもデータ分析に基づく価値 提供を実現するための環境（データ、人材、IT）を整備する必要があります。
米国企業では、「データ分析活用担当の上級管理職を任命（Chief Data Officerなど）」や「データ分析を 組織横断的に推進する組織の設置（Center of Excellence）」によって、データ分析を組織に定着、拡大させるための具体的な施策を実施しているのに対して、日本企業ではこうした取り組みはほとんど行われていないのが現状。日本企業では、データ分析を活用するための組織的な取組の重要性に対する認識が低いと考えられます。

 

引用) DX白書2021 – IPA 独立行政法人 情報処理推進機構

 

またデータの利活用が進まない企業に共通する悩みとしては、「方向性がわからない」「方向性は定まったが、具体的に何を行えばいいかわからない」「方向性も、具体策も見えてきたが、なかなか定着に至らない」という点が挙げられているようです。

なぜ、これほどまでにデータ活用から成果を得ている企業が少ないのか。そこにはデータ活用に至るまでのデータの”取り方・管理の方法”に様々な原因がありました。

 

日常業務に潜むよくあるデータ収集の問題とは？

データが活用から成果を得られない原因には、そもそもデータ活用に至るまでのデータの取り方・管理の方法に原因があるようです。弊社でよくお聞きする日常業務に潜むよく聞くお困りごとをここではいくつかピックアップします。

①名刺データの入力が進まない

②複数システムが存在、またはEXCELなどへの二重入力が発生している

③社内資料が外出先から見れない

④紙のデータや契約書などの電子化が進んでいない

⑤テレワークによるチームでの仕事の減少で、データや情報を共有しづらくなった

⑥そもそもデータをどのように取ったら良いか分からない

これらを一つずつ紐解いていきましょう。
DX推進に向けて、データ活用を行っていくには、データの取得や取り扱い、社内体制の構築など様々な課題があり難易度が高く感じてしまうこともあるかと思います。まずはスモールスタートを目指して、現在持っているデータを棚卸した上でどんなことができそうかとイメージしてみることが第一歩です。

自社で取り組むには何から始めたら良いのと感じている企業様はぜひ弊社のアドバイスサービスをご活用下さい！

 

日頃紙資料で最も多く溜まりやすいのが、そう名刺です！
営業としては非常に有効活用できる反面、大量にある名刺情報の入力作業を社員で行うのが大変。何といっても名刺にはたくさんの情報が含まれており、かつ会社全体を通じて大量にもらうことになるので、情報を入力するにも作業時間がかかるという点です。
主な入力情報は、社名・部署・役職・氏名・住所・電話番号・メールアドレス・URLですが、これらを入力するには相当の時間を要する必要があります。
また入力後のデータに関しても、半角/全角の使い分けなどの入力規則がきっちりと揃っていないと、せっかく入力したデータも活用しにくくなってしまうという懸念も…。

このように、社内で正社員が大量のデータ入力を行うのは、

・時間がかかる
・社内業務に時間を割けれない
・ちょっとした入力ミスが多くなる
・入力したデータが活用しにくい

などの理由で、大変である上に効率が悪いということになります。
名刺情報の入力は難しい作業ではないため、時間さえかければ誰にでもできるものです。ですが、スピードと精度の両方を求めるとなると、技術が必要なものでもあります。事業に活かせる正確なデータを作成するためにも、事前の準備をきちんと整えることがとても重要です。
これらの課題を解決するために名刺管理のソリューションと業務プロセスの再構築で、これまで数時間かかっていた業務をわずか5分程度まで圧縮することができたケースもございます。

日々の業務を効率化しデータを活用するためにシステムの導入が非常に有効です。しかし意外にもこのシステムの導入に問題が潜んでいるケースも多々あります。（システムを提案する弊社が言うのもなんですが・・）例えば、経理や販売管理などのシステムの導入を段階的に行ってきた会社では、それぞれのシステムを導入する時点で業務に最適な製品を選択しているので、部分的な最適化は図られています。ですが会社全体を見渡してみると、データの有効利用ができるのはほんの一部で、そこに会社としてデータが活用できていない問題が発生している可能性があるのです。

　その代表的なものが、データの二重入力。よくあるのが、販売管理と経理システムが連携していないために発生する二度手間のデータ入力です。経理システムを先行して導入する企業が多く、後から導入した販売管理システムと連携がとれていない場合には、販売管理上の数字を参照しながら、経理システムに手入力するといった処理を行っているケースがあります。

各部門で共通でのシステムが利用できるようになることで、二重入力およびチェックにかかっていた残業が3割削減できたという事例がありました。

日頃当たり前のようにこなす業務を一度見なおす機会をぜひ設けてみましょう。

作業中のファイルを外出先からも使いたい場合、皆さんはどのように対処していますか？
・メールでノートパソコン用のアドレスに送信
・会社にいる人に送付してもらう
・諦める

社内のデータにアクセスしたくてもできないとき、真っ先にデータへアクセスために思いつく方法は「メール」ではないでしょうか。社内にいるスタッフにメールでファイルを共有してもらう方法をよくお聞きしますが、メールでファイルを共有する場合に以下のメリットとデメリットが発生します。

・メールでファイル共有のメリット
　社内/社外を問わず簡単に相手とシェアできる

・メールでファイル共有のデメリット
　容量の大きなファイルは送れない。誤送信のリスクあり。
　送信するたびにファイルができてしまうので、最新のデータがどれなのかがわかりにくくなる

メールは共有の手軽さが最大の魅力ですが、その反面、誤送信や添付ファイル忘れなど、ミスが起きやすい一面もあります。また、セキュリティに厳しい企業では、暗号化したファイルとそのパスワードを別送するという手続きが必要なケースもあるなど、意外に面倒です。

「うちは会社で勤務するスタッフがほとんどだから外出先から見れなくてもいい」と考えている方も中にはいらっしゃると思います。
では地震などの災害でサーバーが破損したら、しっかりとバックアップをとっていますか？バックアップされているか、データを保管するたびにチェックするのも大変な作業です。社内にデータがあるから安心と思われている方、バックアップを常に意識していないと、サーバー故障などの際、データ紛失の危険性も……。

スマホやタブレットを持ち歩く人が増えたのにともなって普及し始めた、「オンラインストレージ」サービスの活用がメールでのデメリット、社内サーバでのデータ管理をカバーしてくれます。
どこからでも閲覧＆編集が可能で基本的にファイルのサイズを気にする必要がなく、おまけに、社内＆社外問わずアクセスが可能。そして、じつは維持費がかかることをよく懸念されますが、社内サーバーを構築するより安上がりですむんです。

2019年は契約書の電子化が話題になりました。コロナ禍で在宅ワークが普及し始め、ハンコ押しのために出社するのは果たして意味のあるものなのか疑問に思った方も多いはず。
一昔前であれば、業界や業種問わず、事務の社員という形でたくさんの人手を確保し、企業活動における事務処理を行っていました。しかし現代においては、IT技術で代替可能なこうした作業に人的リソースを浪費し続けることはおすすめできません。

電子化が進まない原因の一つに、今までの作業手順や業務体制が正しいという考え方があります。アナログな作業手順の維持がいかに高コストでかつ非効率だという社員や上司を説得していくことが実は電子化への第一歩なのです。手間もお金もかかるということは、実際に作業する人間は楽ではないはずです。同様に楽することを悪いことと考えないことも大切であり、効率化や最適化、自動化は楽をしながら、今までと同じだけ利益をあげることだとマインドチェンジすることが大切です。

この2年でリモートワークという言葉が一気に定着しました。リモートワークは多くのメリットがある反面、チームでの仕事の減少が起因となって、業務効率が低下する傾向にあります。
仕事をする上でチームの情報共有はとても重要です。なぜなら情報共有が迅速かつ正確に行われることで、仕事の生産性や効率化を図ることができるからです。しかし、情報共有が上手くいかない場合、古い情報や誤情報で作業を進めてしまえばトラブルに発展しかねません。
会社は組織やチームで進めます。情報共有が出来ていない場合、情報や知識が属人化してしまいます。属人化とは『その人でなければ知らない情報がある』という事です。つまりその人がいなければ業務が回らず、また、他の社員へ必要な知識や技能、有益な情報が伝わらないことで、個人の仕事量が増え、業務に支障をきたしてしまうことが考えられます。そのため情報共有が出来ない場合、生産性があがらない事態を招いてしまいます。

組織で仕事を行うには情報共有はとても重要です。しかし情報共有が上手くできていないことに悩まされている企業も少なくありません。この場合、必ず原因と対策があります。自分の組織で何が問題なのか把握することができれば、あとは対策をするだけです。
情報共有にはコミュニケーションを円滑に行える環境を整えることからまずは始められてはいかがでしょうか。

 

データを収集し活用する目的とは「より良いビジネスの意思決定をするため」です。ビジネスとは大小ともあれ選択(意思決定)の連続です。その意思決定の積み重ねが会社の評判や利益、顧客満足などの成長に繋がります。その一つ一つの意思決定をなるべく円滑にかつ成功するためにデータを分析し活用することが本来のデータの在り方ではないでしょうか。

そのため、ビジネスに繋がる示唆が上手く見つけられないと悩んでいる方は一度目的を振り返って「データを用いて解決したい課題」を確認してみてください。

また、実際にデータ分析を行う際にどのような意識で取り組むべきか、考え方としては大きく３つあります。

①データ分析（活用）の目的を明確に決める
②データ分析（活用）は「目的」ではなくあくまで「手段」として考える
③ビジネスに繋がらない分析結果は不要

とりあえずデータを集めようではなく、まずはどのようなことに取り組みたいのか、そのためにはどのようなデータが必要になるかを考えた後に、データ収集に取り組むことが活用への第一歩です。
社内に専門知識を持つ者がいなくて、なかなか進まないと考えている方いらっしゃいましたら、まずは相談してみるのも一つデータ活用の前進になると思います。

DX推進に向けて、データ活用を行っていくには、データの取得や取り扱い、社内体制の構築など様々な課題があり難易度が高く感じてしまうこともあるかと思います。まずはスモールスタートを目指して、現在持っているデータを棚卸した上でどんなことができそうかとイメージしてみることが第一歩です。